No entiendo cual es el problema en eso de "...cada vez que ingreso el dato se baja una fila abajo ..."
Lo segundo depende mucho del formato, si siempre es asi:
Apellido1 Apellido2, Nombre año:####
Entonces podes hacer algo asi:
La primera letra es Left(texto,1)
La segunda letra es Mid(texto, instr(1, texto, " ") + 1, 1)
Y los dos ultimos digitos son Right(texto, 2)